ביקורים בנכס
נוהל תאגידים – סעיף 38 ג'
כחלק מתפקידנו כאפוטרופוס, אנו אחראים לתחזוקה שוטפת ולשמירה על תקינותם ועל ערכם של הנכסים שבבעלותם של מקבלי השירות שלנו.
ביקור בנכס, הוא ללא ספק אחד הכלים המועילים והחשובים המאפשר לנו לבדוק את מצבו של הנכס, לוודא כי הוא משמש את מקבל השירות בהתאם לרצונו וצרכיו (במידה ומקבל השירות מתגורר בנכס), או לאתר ליקויים הדורשים טיפול.
נוהל תאגידים (סעיף 38. (ג)), מגדיר את מטרת הביקורים התקופתיים והתדירות המינימלית הנדרשת – אחת לשנה, בתום תקופת השכירות (אם הנכס מושכר), וכן בכל מצב בו יש נסיבות המצדיקות ביקורים נוספים.
38.(ג). האחראי על הטיפול, יערוך ביקור תקופתי בנכס מקרקעין של האדם לשם בדיקת מצבו, השימוש בו ואחזקתו, לכל הפחות אחת לשנה, ואם היה מושכר- גם בתום תקופת השכירות. זאת, אלא אם יש נסיבות המצדיקות ביקור תכוף יותר, כגון: תקופה שבה הנכס פנוי או עריכת שיפוץ בנכס; הביקור יתועד בדוח שיכלול פירוט בנוגע למצב הנכס, תקלות שהתגלו, ביצוע תשלומים לרשויות (ארנונה, חשמל, מים וכדומה), ולעניין נכס מושכר, גם ביצוע תשלומי דמי שכירות.
(מתוך נוהל תאגידים: פרק שישי, סימן ז', סעיף 38)
כאן אצלנו במרכז נחלק נטל הביקורים, בין רכזי השירות, רכזי הנכסים והנציגים.
- רכזי הטיפול הנמצאים בקשר רציף עם מקבל השירות, מבקרים אחת לרבעון, או כאשר מתעורר צורך המצדיק ביקור מיוחד.
- רכזי הנכסים, אחראים לבקר בנכס לכל הפחות אחת לשנה, כדי לבדוק את מצב הנכס ולדאוג לתחזוקתו. אם הנכס מושכר, רכז הנכסים יבקר בעת סיום או חידוש חוזה השכירות ויבחן אם נדרשים תיקונים או שיפוצים.
- הנציגים מבקרים בשגרה, (כנדרש בסלי הטיפול, ובהתאם לסוג המינוי ומקום השהות), ומעבירים דיווח שוטף על מצב הבית והסביבה, ובכך מסייעים לרכזי השירות ולרכזי הנכסים לאתר ולזהות ליקויים הדורשים טיפול.
חשוב לזכור כי יש לתעד כל ביקור וביקור.
ביקור ראשון בנכס
בהתייחסות נוהל תאגידים לנושא הביקורים בנכס, אין הבחנה או הוראות מיוחדות בנוגע לביקור הראשון. אך ביקור זה הינו חשוב במיוחד, מאחר ובמסגרתו מבוצעות פעולות הכרחיות הדרושות לשם קניית אחיזה בנכס והבטחת זכויותיו של מקבל השירות.
להלן מספר דגשים חשובים בנוגע לביקור הראשון, המפורטים בהרחבה בנוהל טיפול בנכסים הפנימי של המרכז.
- מועד הביקור: בביקור ראשון בנכס ישתתפו שני עובדי מרכז, ויש לקיים אותו בהקדם האפשרי, בסמוך למועד המינוי:
- זיהוי הנכס וקניית אחיזה פיזית: בטרם הכניסה לנכס, חשוב להקפיד לוודא שלמקבל השירות אכן יש זכויות בנכס ולאמת שאנו נכנסים לנכס הנכון, זאת במיוחד כאשר מקבל השירות אינו מתגורר בנכס ו/או כשאין ברשותנו מפתחות.
במקרה הצורך, בנכס שהחסוי אינו מתגורר בו יש להזמין איש מקצוע (פורץ) על מנת להבטיח כניסה לנכס.
יש לדאוג להחלפה / הוספת מנעול ונעילת הנכס בסיום הביקור. - בני משפחה וגורמי טיפול: ככל שהדבר מתאפשר, יש לשתף בביקור הראשון גם גורם טיפולי (עו"ס) ובני משפחה, ולהחתימם על דו"ח הביקור.
- אינוונטר והערכת שמאי: יש להשתדל להזמין לביקור מעריך מוסמך (שמאי) אשר יערוך ביחד עם רכז הנכסים את האינוונטר וייתן הערכה לשווי הנכס ולתכולתו.
במקרה שלא ניתן לתאם את הערכת השמאי במועד, אין לדחות את הביקור הראשון מעבר למסגרת הזמנים שצוינה לעיל. במקרה כזה, רכז הנכסים ייתן הערכה, על מנת שניתן יהיה לבטח את הנכס, עד לקבלת הערכת שמאי.