10. (א) מיד לאחר קבלת צו מינוי כאפוטרופוס מבית המשפט, יפתח התאגיד תיק אישי נפרד לכל אדם, בו יתויקו המסמכים המפורטים להלן, כאשר לצד כל החלטה, אירוע או ענין שיתועדו בתיק יצוינו תאריך ושם מלא של הגורם המטפל בנושא-

(1) צו המינוי מבית המשפט, לרבות נספחיו, וכן כל בקשה שהוגשה לבית המשפט בעניינו של האדם, תגובות לבקשה וכל החלטה שיפוטית שנתן בית משפט בתיק האפוטרופסות, לאחר מועד המינוי;

(2) תסקיר עובד סוציאלי לעניין סדרי דין או דוח סוציאלי אחר שניתן במסגרת הבקשה למינוי וכל תסקיר או דוח סוציאלי נוסף שהוגש לבית המשפט בתיק האפוטרופסות;

(3) תיעוד מפורט של הפעולות הראשונות שנערכו בסמוך לאחר המינוי לשם עמידה על צרכי האדם ורצונותיו, כגון: פגישות עם האדם, פגישות ושיחות  עם בני משפחה וגורמים מקצועיים וטיפוליים, ולגבי אדם המתגורר במוסד, פגישות שנערכו עם נציגי המוסד, וכן דיווח על מפגשים שהתקיימו בהמשך;

(4) פירוט בני המשפחה ואנשי קשר נוספים הרלוונטיים לאדם ולטיפול בו, כולל דרכי ההתקשרות עמם (לרבות כתובת עדכנית, טלפון נייד וכתובת דואר אלקטרוני);

(5) פרטה, סל מחיה והדוחות התקופתיים המוגשים לאפוטרופוס הכללי ודוחות  פרטניים אחרים בקשר לטיפול האישי והכספי באדם;

(6) קבלות ואסמכתאות נוספות להוצאותיו של האדם (כגון רכישת מוצרים, הזמנת שירותים, תשלומי אגרות ומשיכת מזומנים);

(7) כלל המסמכים הנוגעים לניהול נכסי האדם, לרבות הסכמי שכירות ומכר, תעודות אחריות, נסחים, פוליסות ביטוח ותיעוד פרטני לגבי השקעות כספים;  

(8) לגבי אדם המתגורר במוסד – העתק ההסכם עם המוסד בו שוהה ומסמכים אחרים הנוגעים לשהותו במוסד, ככל שקיימים;

(9) סמכי תכנון משפטיים, לרבות הנחיות רפואיות מקדימות, הסכמה לתרומת איברים, ייפויי כוח וכדומה;

(10) תכנית הטיפול וכל החלטה מהותית על שינוי בה;

(11) סיכום בכתב של המפגשים החודשיים של האחראי על הטיפול באדם עם המבקר, לגבי מצבו של האדם  בהתאם לסעיף 25 שבסימן ג' לפרק השישי;

(12) דוחות על ביקורים אצל האדם ובנכסיו;

(13) תיעוד כל החלטה מהותית או מיוחדת המתקבלת לגבי האדם ונכסיו, והשיקולים שביסודה;

(14) תיעוד אירועים מיוחדים הקשורים בחיי האדם, לפי ידיעת התאגיד;

(15) העתקים של הסכמות שנתן האפוטרופוס בשם האדם (הסכמות לטיפולים רפואיים, לקבלת מידע וכדומה);

(16) העתקים של פניות או תלונות אל התאגיד בעניינו של האדם והמענה שניתן להם;

(17) תיעוד לעניין מסירת דוחות ומידע לאדם, או תיעוד והנמקה באשר להחלטה שלא למסור דוחות ומידע כאמור בסעיפים 18-19 שבסימן ב' לפרק השישי;

(18) החלטות בתי משפט וועדות שונות בעניינו של האדם ומסמכים שהוגשו להם בשמו;

(19) במידה והיה לאדם אפוטרופוס קודם – כל החומר שנתקבל ממנו.

(ב) במידת הצורך, יפנה תאגיד לבית המשפט, להשלמת מסמכים המצויים בתיק הבקשה למינוי אפוטרופוס, ויתייקם בתיקו האישי של האדם.