פעולות ראשונות בטיפול בנכסים
תקנות הכשרות המשפטית והאפוטרופסות (סדר הדין וביצוע), תש"ל-1970, סעיף 10
עם קבלת צו המינוי, אנו מתחילים בתהליך איסוף המידע והמסמכים אודות הנכסים הפיננסיים והרכוש של מקבלי השירות. כשם שאנו מקפידים לאתר ולכנס את חשבונות הבנק והנכסים הפיננסים, בהקדם האפשרי, כך עלינו להקפיד, לאתר ולזהות את הזכויות שלהם בנדל"ן.
קניית אחיזה בנכס, הכרחית על מנת שנוכל להבטיח כי זכויותיו של מקבל השירות בנכס ישמרו.
במקרים לא מעטים, ההגנה על רכושו של מקבל השירות היא הגורם המניע למינוי, והיא אחת המשימות הדחופות ביותר, שעלינו להשלים עם תחילתו.
נוהל תאגידים אינו מפרט אודות הפעולות לקניית אחיזה בנכס, (סדר הפעולות הנדרשות להבטחת זכויותיו של מקבל השירות, הוגדרו בנוהל פנימי של המרכז), אך תקנות הכשרות המשפטית והאפוטרופסות קובעות:
10א. (א) משנודע לאפוטרופוס שיש בנכסי האדם שמונה לו אפוטרופוס מקרקעין או נכסים אחרים שמתנהלים לגביהם לפי כל דין פנקסים המשמשים לרישום זכויות בעלות, ידאג שתירשם בהם הערה על מינוי אפוטרופוס.
(ב) הממונה על הרישום ירשום הערה כאמור משהוגש לו צו המינו
(מתוך תקנות הכשרות המשפטית והאפוטרופסות (סדר הדין וביצוע), תש"ל 1970)
איסוף מידע ומסמכים בדבר זכויותיו של מקבל השירות
בסמוך למועד קבלת המינוי, רכז הנכסים, בשיתוף עם רכז השירות מבררים ואוספים מידע ומסמכים אודות זכויותיו של מקבל השירות במקרקעין.
חשוב לזכור כי בכל הנוגע לנכסים ולנדל"ן, אין להסתפק במידע שנמסר בעל פה על ידי מקבל השירות ומשפחתו, או כל מידע אחר שאינו מגובה באסמכתאות ונתונים מאומתים. ביצוע פעולות וניהול הנכסים, יתבצע אך ורק על בסיס מסמכים רשמיים, המעידים על בעלות, או זכויות בנכס, הרשומות על שם מקבל השירות על פי דין.
קריאת התסקיר ותשאול מקבל השירות ומשפחתו הם השלב הראשון בתהליך הבירור, באמצעותם נוכל לקבל מידע או רמזים בנוגע לקיומם של נכסים. מומלץ לנסות לאתר אצל מקבל השירות ומקורביו מסמכים רשמיים המעידים על בעלות או זכויות בנכס, או פרטים מזהים כמו כתובת, או מס' גוש וחלקה. אם הצלחנו לאתר פרטים מזהים, נוכל להשתמש כדי לאתר את הנכסים בטאבו ולהוציא משם את המסמכים הדרושים.
אם לא הצלחנו להשיג מידע מבוסס, ויש לנו סיבה לחשוב שאולי קיים נכס לאדם, (למשל, על סמך מידע שקראנו בתסקיר, פרטים חלקיים שקיבלנו ממקבל השירות או מקורביו וכד'), נבצע פנייה יזומה למס רכוש, בבקשה לערוך בירור נכסים.
רישום הערת אזהרה בנכס
מייד עם קבלת המידע והמסמכים, יש לדאוג לרישום הערה בטאבו או במנהל מקרקעי ישראל, אודות מינוי האפוטרופסות על זכויותיו של האדם בנכס.
רישום ההערה יעשה בראש ובראשונה בספרי לשכת רישום המקרקעין (טאבו), ובמידת הצורך במנהל מקרקעי ישראל, או במשרדי החברה המשכנת.
יש להקפיד לקבל מסמך המאשר את הרישום, ולתעדו בתיק מקבל השירות בנתיב.
כינוס מטלטלין
חפצים ודברי ערך שנמצאו בנכס, ירשמו ויפורטו באינוונטר. האינוונטר יערך על ידי שני עובדי מרכז, בדרך כלל במסגרת הביקור הראשון בנכס.
במידה ונמצאו בנכס חפצים אישיים, הדרושים למקבל השירות לשימושו היומיומי כגון כלי מטבח, רהיטים וחפצים אישיים, יש לציין באינוונטר שהם נמצאים בשימוש.
חפצים שאינם נחוצים למקבל השירות או שאינו יכול להשתמש בהם מפאת מצבו, יש לשקול אם להמשיך להחזיקם בנכס, למוכרם או להפקידם למשמורת בכספת, כל זאת כמובן בהתחשב ברצונו של מקבל השירות, במצבם ובשוויים של החפצים.
הערכת שווי והפקדת חפצים ודברי ערך בכספת
במידה ונמצאו בנכס דברי ערך כגון תכשיטי זהב וכסף, חפצי אומנות, מטבעות וכד' יש לבצע הערכת שווי באמצעות מעריך מוסמך (שמאי). את הערכת השווי עדיף לבצע בנכס במסגרת הביקור הראשון. במידה והדבר לא מתאפשר, יוזמן השמאי לביצוע ההערכה במחוז, (אם הפריטים הועברו לכספת המחוז) או במסגרת ביקור ייעודי בנכס.
את דברי הערך שנאספו ונרשמו באינוונטר, יש להעביר למשמורת זמנית בכספת המחוז, משם יועברו לכספת של ברינקס.
הערה: במידה והערכת השווי של הפריטים, גבוהה מ- 25,000 ₪ (סכום הביטוח של כספת המחוז) יש לבצע הפקדה ישירות לברינקס.
במקרה שלא ניתן לבצע הפקדה ישירה, יש לפנות למנהלת השירות (רחל רחימפור) בבקשה להגדיל זמנית את סכום הביטוח.
תיעוד ההפקדה בכספת ועדכון רכז תפעול ולוגיסטיקה
עם ההפקדה בכספת המחוז, יש לפתוח בנתיב כרטיס נכס מסוג דברי ערך, אליו יש לסרוק את דו"ח האינוונטר ואת הערכת השווי של השמאי. כמו כן, יש לציין בשדה תיאור הנכס את המספר הסידורי של מעטפת ברינקס, שאליה הוכנסו הפריטים,
כדי להזמין את חברת ברינקס, לאיסוף והעברת הפריטים למשמורת קבע, יש לשלוח בקשה להפקדה בדוא"ל, לרכז תפעול ולוגיסטיקה. בבקשה יש לציין את מס' התיק ואת מס' המעטפה של ברינקס, וכן לצרף העתק של דו"ח השמאות.
כשנציגי ברינקס מגיעים לאסוף את הפריטים, חשוב לזכור לעדכן את כרטיס הנכס: לציין שהפריטים הוצאו מכספת המחוז והופקדו לכספת ברינקס, וכן לעדכן בדוא"ל את רכז תפעול ולוגיסטיקה על כך שהפריטים נאספו, זאת על מנת שיוכל לעקוב אחר ההפקדה בברינקס.