חלקו הראשון של סעיף 12 בנוהל תאגידים (עליו למדנו ביחידה הקודמת) התמקד בהכרות הראשונית עם האדם, משפחתו ושותפי התפקיד, בפעולות שנועדו לבסס את הקשר עמו, לברר את צרכיו ורצונותיו, ולהניח את היסודות לבניית אמון ושיתוף פעולה הדדי.
חלקו השני של הסעיף, (בו נתמקד ביחידה זו) מפרט את הפעולות הנוגעות בעיקר לעניינים הרכושיים, כינוס החשבונות וההכנסות, איתור רכוש וזכויות בנכסים, בדיקת תנאי מגוריו של האדם ובחינה האם אכן מתאים והולם את מצבו, איתור חפצי ערך, מסמכים וצוואות (אם יש) וכד'. כל פעולות הבדיקה והבירור המפורטים בסעיפי המשנה, הינם חלק אינטגרלי מתהליך האינטייק, אשר מוביל בסופו של דבר אל הפרטה, ומאפשר לנו לגבש תכנית תקציבית ותכנית שירות (תכנית טיפול), מותאמת לאדם.
קרא/י את הקטע הבא מתוך נוהל תאגידים:
פרק רביעי: פעולות האפוטרופוס בסמוך לאחר המינוי, סימן ב': פעולות ראשונות בניהול ענייניו האישיים והרכושיים של האדם (עמוד 9-10)
תאגיד יפעל, בסמוך ככל הניתן לאחר המינוי, לבחינת צרכי האדם, רצונותיו, יכולותיו ומגבלותיו בהתאם לאמור בסל הטיפול, ולצורך כך…
(ב) יבצע את הפעולות הבאות:
* רישום הערת אפוטרופסות בחשבון בנק קיים או פתיחת חשבון בנק חדש על שם האדם עם הערת אפוטרופסות
** כגון תכשיטים, יצירות אמנות, תעודות ומכתבים אישיים.
מלאכת איסוף המידע אודות מקבל השירות, דומה להרכבת פאזל או פסיפס ענק, לפני שנתחיל להרכיב את התמונה, אנחנו צריכים לאסוף ולארגן את כל החלקים, ככל שנשקיע באיסוף ובמיון החלקים, כך תהיה ההרכבה קלה ויעילה יותר.
תהליך איסוף המידע, הוא הבסיס והיסוד עליו מבוססת תכנית השירות (תכנית הטיפול).
ככל שנקדים לחשוף ולגלות פרטים, כך יהיה לנו קל יותר לגבש תכנית מיטבית, שתיתן מענה איכותי ומדויק למקבל השירות.
אם לא הצלחנו להשיג את המידע ממקור אחד, ננסה לאתרו ממקור אחר, נפעל במקביל במספר ערוצים ונצליב את הפרטים שאספנו מכל מקור מידע. זוהי משימה הדורשת חשיבה יצירתית, נחישות ופרואקטיביות.
חשוב לזכור, שמלאכת איסוף המידע היא עבודת צוות משותפת. בהובלת רכז/ת השירות, לוקחים בה חלק רכזי הנכסים, הרכזים הפיננסים, מזכירות המחוז, והנציגים.
באחריות הרכז/ת לדאוג להעביר לשותפיו לצוות, את מירב הפרטים הידועים, כל אחד בהתאם לתחום ההתמחות שלו, בצירוף בקשה ברורה, מהן הפעולות הנחוצות, או המידע שנדרש לאתר. למשל, פניה לרכז הנכסים בבקשה לערוך בירור זכויות בנכס קיים, או פניה לרכז הפיננסיים בבקשה להשיג דוח תנועות מחשבון הבנק.
כמו כן, כמובן חשוב להקפיד לנהל מעקב ביצוע, ולתעד את המידע שנאסף ואת הפעולות שבוצעו.