מעבר לדרישת החוק, יש לנו סיבות נוספות להקפיד על תיעוד ושמירת מסמכים ואסמכתאות. 

התיעוד עוזר לנו לבצע את תפקידנו בצורה יעילה יותר. הוא נותן ביטוי רשמי לעבודתנו, משקף את שיקול הדעת שהביא אותנו להחלטות שקיבלנו, מאפשר לנו לשתף מידע רלוונטי בין בעלי תפקידים שונים, ובמקרים מסוימים גם מספק לנו הגנה במקרה של תביעה או תלונה. 

מערכת נתיב, היא כלי העבודה המרכזי שבאמצעותו אנו מנהלים את התיקים האישיים, והיא מאפשרת לנו לרכז במקום אחד את כל המידע, המסמכים והאסמכתאות אותם אנו נדרשים לתעד על פי חוק.

במערכת נתיב הושקעו מחשבה ומשאבים רבים, על מנת שתוכל לספק מענה המותאם לצרכים היחודיים של המרכז, ותאפשר לנו למלא את דרישות החוק.

היא מאפשרת לנו לא רק לאסוף ולתעד את כל המידע הנדרש, אלא גם לשתף אותו עם בעלי תפקידים אחרים בארגון, כשכל אחד מהם יכול לקבל את המידע הדרוש לו, לבצע את משימותיו ולהישאר מעודכן. 

מה צריך לתעד?

• שיחות, תיעוד פגישות, החלטות ופעולות שביצענו, נתעד במעקב טיפול.
• מסמכים, אסמכתאות ותכתובות, נסרוק ונעלה לקבצים.

נוהל תאגידים (סעיף 10(א)) מרחיב ומפרט מהם הפעולות והמסמכים שצריכים להיות מתועדים בתיקו האישי של כל אחד ממקבלי השירות.

נוהל תאגידים >>>

בימים אלו, אנחנו נדרשים, בנוסף למעקב טיפול הרגיל, גם לעדכן סאטוס קורונה ולציין פרטים אודות מצבו הבריאותי של מקבל השירות, האם נדרש לבידוד והאם חוסן.

כדאי לזכור, כי אף שאיסוף ותיעוד כל המסמכים, ותיעוד כל פעולה נראה לעיתים כמשימה בירוקרטית ומעייפת, יש לה חשיבות רבה ותרומה גדולה ליכולת שלנו לנהל את השירות בצורה יעילה. ההשקעה בתיעוד היא השקעה משתלמת.